Hoe verwerk ik het prepaid saldo van mijn postadres in de boekhouding?

Voor wie is onderstaande informatie bestemd?

Postverzorging.nl hanteert, naast de verrekening van onze diensten via een factuur (voor grote zakelijke opdrachtgevers in Nederland), tevens een prepaid systeem voor particulieren en voor de wat kleinere -qua postvolume- zakelijke opdrachtgevers in binnen- en buitenland. Regelmatig bereiken ons vragen over hoe het prepaid saldo met betrekking tot het postadres in de financiële administratie van onze zakelijke klanten moet worden opgenomen. En hoe dan vervolgens de periodieke verrekening van onze diensten met dit saldo in de administratie tot uiting komt. Deze pagina is er voor bedoeld om onze klanten hierin te ondersteunen en met betrekking tot deze materie op weg te helpen.

De boeking van uw aanmelding als klant met een postadres bij Postverzorging.nl

Bij aanmelding betaalt u als klant in totaal € 65,-. Dit bedrag bestaat uit: € 15,00 inclusief BTW aan inschrijfgeld en € 50,- aan prepaid saldo. Het bedrag van € 15,- komt overeen met een bedrag van € 12,40 exclusief BTW. Het verschil van € 2,60 is de BTW die over het inschrijfgeld van € 12.40 door Postverzorging.nl betaalt moet worden aan de Belastingdienst. Voor u als klant daarentegen is deze € 2,60 als “Terug te vorderen BTW” te boeken in uw financiële administratie.

Het betaalde prepaid saldo daarentegen is als het ware een met € 50,- gevulde portemonnee die door u als klant bij Postverzorging.nl wordt neergelegd maar waarvan het eigendom bij u blijft berusten. Het prepaid saldo is dus een vooruit betaald bedrag aan Postverzorging.nl Omdat daar bij de aanmelding nog geen diensten van Postverzorging.nl tegenover staan, wordt daar ook nog geen BTW over geheven. Dit leidt tot de volgende boekhoudkundige journaalpost van de aanmelding bij Postverzorging.nl in uw administratie:

De gekozen rekeningnummers en omschrijvingen zijn ontleend aan een standaard boekingsschema. 

De boeking van het periodieke verrekenoverzicht.

Postverzorging.nl verrekent haar verleende dienstverlening rondom uw postadres per 4 weken met uw prepaid saldo. Dat doen wij dus 13 x per jaar (13 x 4 weken = 52 weken). U krijgt daarvan na iedere 4 weken een verrekenoverzicht.

Dat overzicht is voor uw boekhouding een belangrijk document want daarop vermelden wij het totale bedrag dat wij van uw prepaid saldo hebben afgehaald. Ook de, over onze dienstverlening, door u betaalde BTW, staat op het verrekenoverzicht vermeld. De verrekening gebeurt op basis van de tarieven die wij voor bepaalde handelingen hanteren. Zo is het tarief voor het beheer van uw postbusadres bijvoorbeeld € 1,24 exclusief BTW. Hebben wij in de beschouwde 4 weken geen binnengekomen post voor u gedigitaliseerd of via PostNL aan u doorgestuurd dan betaalt u alleen voor het beheer van de postbus. Voor 4 weken is dat dan € 4,96 exclusief BTW. Inclusief BTW komt dat neer op € 6,00. Het verschil tussen € 6,00 en € 4,96 is de door u betaalde BTW op de door ons verrichte handeling. In dit voorbeeld dus € 1,04. Dit bedrag kunt u bij terugvorderen op de door u te betalen BTW op uw verkopen. De boeking van uw periodiek te ontvangen verrekenoverzicht in uw financiële administratie komt er dan als volgt uit te zien:

De gekozen rekeningnummers en omschrijvingen zijn ontleend aan een standaard boekingsschema. 

Bovenstaande boeking betreft een zich herhalende boeking van uw verrekenoverzicht.

Bovenstaande boeking maakt u iedere keer als u een nieuw verrekenoverzicht van Postverzorging.nl ontvangt. Zit er in zo’n verrekenperiode van 4 weken, naast het beheer van uw postbusadres, ook een brief die wij voor u gedigitaliseerd hebben dan ziet u deze verrichte handeling eveneens terug op het periodieke verrekenoverzicht.

Stel de gedigitaliseerde brief bestond uit 2 pagina’s dan betaalt u per gescande pagina € 0,47 exclusief BTW. Voor 2 pagina’s is dat dus € 0,94 excl. BTW. De bovenstaande boeking blijft daardoor echter hetzelfde, maar wel met iets veranderende cijfers. Deze boeking komt er dan als volgt uit te zien:

De gekozen rekeningnummers en omschrijvingen zijn ontleend aan een standaard boekingsschema. 

De kosten voor uw postbusadres zijn in deze periode € 5,90 geworden en bestaan naast de eerder vermelde € 4,96 aan beheer ook uit de kosten (€ 0,94) voor de 2 gescande pagina’s van de genoemde brief. Dat maakt samen € 5,90. Logischer wijze wordt daardoor ook de door u betaalde BTW iets hoger. (21% van € 5,90). Wij halen dan in dit voorbeeld in totaal € 7,14 van uw prepaid saldo.

Wanneer verzoekt Postverzorging,nl om een aanvulling op uw prepaid saldo?

Na een aantal keren de ontvangen verrekeningsoverzichten geboekt te hebben in uw administratie zal op enig moment uw prepaid saldo teruggelopen zijn tot nabij of onder de € 15,00 tegoed. Dat is het minimum limiet dat Postverzorging.nl hanteert om er zeker van te zijn dat er voldoende dekking blijft bestaan om onze dienstverlening te kunnen blijven verrekenen. Kortom wij verzoeken u dan om uw prepaid saldo te willen aanvullen tot meestal € 50,-

Stel, na meerdere periodieke boekingen te hebben verricht op basis van de aan u toegestuurde verrekeningsoverzichten, heeft u nog € 14,99 aan saldo bij ons staan. Met andere woorden: op uw rekening “190 Vooruit betaalde bedragen” staat nog een debet bedrag van € 14,99. Het verschil tussen uw oorspronkelijk ingelegde prepaid saldo van € 50,- en de nog resterende € 14,99 is door de periodieke boekingen op basis van de verrekenoverzichten in porties gecrediteerd op de rekening “Vooruitbetaalde bedragen” en dus als het ware uit uw portemonnee gehaald.

De boeking van uw aanvulling op uw prepaid saldo.

Tijd om bij te storten dus. Om weer € 50,- aan prepaid saldo bij ons onder te brengen dient u dus € 50,- minus € 14,99 is € 35,01 bij te storten. Na uw betaling aan Postverzorging.nl boekt u vervolgens:

Na deze boeking op basis van uw bankafschrift, staat er weer een debet saldo van € 50,- op uw rekening “190 Vooruit betaalde bedragen” en begint het spel van boekingen op basis van de verrekenoverzichten weer opnieuw.

De door u betaalde BTW verrekenen als "voorbelasting" met de Belastingdienst.

Bij de Belastingdienst doet u om de 3 maanden een aangifte Omzetbelasting. Alle bedragen op rekening “180 Te vorderen BTW” vormen tezamen, dus ook van uw ontvangen facturen van andere leveranciers, de op te voeren voorbelasting, die u in mindering brengt op uw rekening “181 Te betalen BTW” Daarmee ontvangt/verrekent u ook uw BTW als zogeheten "voorbelasting" die u aan Postverzorging hebt betaalt.